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Gestione archivio documenti: perché è importante definire flussi e protocolli

La gestione archivio documenti è fondamentale per qualsiasi azienda. La SGA Service srl è a disposizione per interventi di digitalizzazione di archivi aziendali e per ottenere sempre a portata di mano i documenti in tempo reale! Ottenere un’ottima gestione dell’archivio per i documenti permette di rintracciare ordini, spedizioni, consegne, fatture e molto altro ancora! Tenere tutto in ordine è molto importante, perché aumenta la produttività e riduce le spese legate agli oneri imprevisti. Come avere la garanzia di una gestione efficace? Scopriamolo insieme!

Come creare un archivio di documenti?

Per creare un archivio di documenti, è importante rivolgersi a un professionista. Anche se l’azienda non ha intenzione di passare al formato digitale, è bene avere tutto sotto controllo. Ci sono diversi criteri per ordinare le carte. Il più semplice è l’anno di riferimento. L’anno è riportato su un faldone e all’interno si trovano diverse cartelle, una per ogni cliente. In ogni cartella si troveranno tutti i documenti relativi a quel progetto.

Un altro criterio è l’ordine alfabetico. Si parte dal cognome del cliente e lo si inserisce nel faldone in base all’iniziale. Entrambi i metodi hanno dei problemi di spazio. Più passeranno gli anni e più spazio ci vorrà per i faldoni.

Come si gestisce un archivio

Per gestire un archivio dei documenti al meglio, è importante avere a disposizione un magazzino e magari anche un legale… Infatti, ci sono delle normative che scandiscono la validità dei documenti. Un documento serve finché gestisce gli affari correnti. Poi, va conservato entro i termini di legge. Infine, va conservato come valore storico. Capita a tutti quando si mettono in ordine le bollette.

Le bollette pagate in quell’anno sono sempre a disposizione. Le bollette pagate che risalgono a 3-4 anni prima sono conservate in caso di controlli. Infatti, la normativa stabilisce che entro 5 anni l’ente che ha emesso la bolletta può richiederne il pagamento. Dopo 5 anni, la bolletta si intende scaduta definitivamente e quindi l’ente che l’ha emessa non ha nulla a pretendere. La bolletta si può buttare.

Molte persone conservano comunque queste bollette, perché magari si riferiscono a un momento particolare della loro famiglia (nascita di un figlio, periodo favorevole sul lavoro, ecc.). Un archivio (informatico e non) si può gestire allo stesso modo.

Gestione archivio documenti, 5 motivi per farla

Quali sono i motivi che portano a una gestione più organizzata dell’archivio con i documenti?

1. Migliora la sicurezza aziendale

La gestione di un archivio per i documenti, soprattutto online, migliora la sicurezza aziendale. I documenti non si perdono, i segreti di produzione sono al sicuro e non c’è hacker che tenga.

2. Tutto in ordine, qualsiasi cosa succeda

Il computer aziendale si rompe? C’è un incendio? La password non si trova? La versione cartacea di qualche documento si è persa durante il trasloco? Scegliendo una gestione online per l’archivio dei documenti aziendali resta tutto in ordine in Cloud e si può rispondere immediatamente all’imprevisto.

3. Controlli rapidi ed efficaci

Se c’è un controllo da parte delle Forze dell’Ordine, basta dare le credenziali di accesso al Cloud a chi controlla. Le verifiche sono rapide e senza sorprese.

4. Consultazione rapida

Una gestione avanzata della documentazione è ottima anche per lavoratori autonomi e professionisti. Un esempio? Un avvocato penalista può ottenere un archivio di tutti i processi senza riempire lo studio di faldoni.

Se tutta la documentazione fosse solo cartacea, il legale dovrebbe ricordarsi l’anno di inizio di quella procedura, passare in rassegna tutti i casi di quell’anno e (forse) trovare il documento. Anche in questo caso, però, il rischio di perdere un foglio importante è dietro l’angolo.

Invece, attraverso una gestione efficiente dell’archivio online, l’avvocato avrebbe dovuto solo inserire il nome del cliente nel database per ritrovare tutti i documenti relativi a quel cliente e senza dover ricordare nulla. Anche se la consultazione è rapida, non c’è il rischio che il documento si perda o si rovini.

5. Accesso solo agli addetti ai lavori

Solo chi ha le credenziali accede all’archivio: anche in smart working, a casa, oppure in azienda. Chi non è addetto ai lavori è fuori, grazie ai protocolli di sicurezza inseriti. Questo permette di gestire al meglio il flusso di lavoro.

Gestione archivio documenti, a chi rivolgersi

Per migliorare la gestione dell’archivio con i documenti, ci si può rivolgere alla SGA Service Srl. L’azienda lavora per ottimizzare i flussi e la gestione dei documenti sia in cartaceo che in digitale, offrendo supporto, consulenze e strumenti informatici ad aziende e professionisti.