Il segreto per scrivere buone lettere del servizio clienti è quello di risolvere il problema del lettore. Mettetevi nei panni del cliente e scrivere in un tono cordiale e disponibile. Non rappresenta la loro organizzazione come uno che non può fare un errore e dovrebbe sempre essere nel giusto. Non basta rispondere alle organizzazioni di difesa normali blandamente -. Scrivi una
risposta sincera e utile
Se voi o la vostra organizzazione ha fatto un errore, chiedere scusa e offrire una soluzione. Se state ingiustamente accusato di commettere un errore, è la comprensione, ma educato. Ad esempio:
“Mi dispiace sentire che non abbiamo offerto il migliore livello di servizio …”
Infine, è sempre lettere di benvenuto ai clienti – sono un ottimo guidare il modo di percepire la vostra organizzazione. Se pensate che il vostro servizio non è all’altezza di attesa, si può fare qualcosa per migliorare il servizio che offrite?
Lista di controllo
* Rispondere tempestivamente.
* affrontare seriamente il problema o reclamo.
* dire che ti dispiace se il cliente ha avuto un problema.
* Mai giudicare o accusare il cliente.
* cercare di risolvere il problema del cliente. Se non è possibile risolvere il problema, descrivere come si è esaminato il problema e spiegare la posizione e le ragioni per l’organizzazione.
* Utilizzare un forte apertura per
* Rispondere preoccupazione primaria del cliente al primo comma, o
* Dare al lettore informazioni utili nel primo paragrafo.
* Chiudere con una nota positiva.
* Prova la tua lettera. Chiedetevi: “come avrei reagito a questa risposta se fossi il cliente”