Per effettuare una conferenza di vero successo, il padrone di casa devono fare molte cose in considerazione. Una quantità enorme di lavoro è necessario per creare l’ambiente ideale per contribuire a raggiungere i risultati desiderati. Spesso, molti dei fattori più sottili che influenzano notevolmente il successo della conferenza saranno ignorati durante la fase di progettazione. Ad esempio, il pianificatore si concentrerà sul luogo, tuttavia, ignorare i dettagli come la disposizione dei mobili nella conferenza. Tuttavia, sono i piccoli dettagli che influenzano l’esito della conferenza della maggioranza.
La creazione di un ambiente idoneo
La creazione di un ambiente favorevole implica assicurare un ambiente favorevole per la grande comunicazione verbale e non verbale. Soddisfazione delle esigenze personali e di business di ogni partecipante deve essere preso in considerazione nella pianificazione ognuno dei seguenti aspetti della conferenza:
1. Budget, sia host e partecipanti:
Le scelte di bilancio incidono posizione, durata della conferenza, attività del programma, oratori, cibo, alloggio, viaggi, divertimenti, e ottenendo un’adeguata assicurazione e permessi.
2. Scopo della conferenza:
Lo scopo influenza la scelta del luogo, attività del programma, oratori, i fornitori di servizi e intrattenimento. È importante garantire conferenza è arredamento confortevole appropriate al compito e disposte correttamente. Lo scopo della conferenza riguarda anche la durata e la tempistica del convegno, e che i potenziali partecipanti.
3. Momento della conferenza:
Assicurarsi che l’evento non crea grave conflitto in tempo per ospitare fornitori, i partecipanti, o servizi. La conferenza deve anche essere opportunamente programmato per soddisfare lo scopo della conferenza. Ad esempio, se lo scopo è quello di istruire i dipendenti sulle nuove tecniche, la conferenza dovrebbe svolgersi prima che le nuove tecniche sono applicate nei luoghi di lavoro.
4. Luogo:
Il luogo deve essere visto di persona prima di prenotare, come le informazioni ottenute da siti web, riferimenti e opuscoli possono essere inaffidabili. I siti dovrebbero essere scelti secondo la misura migliore per il bilancio del paese ospitante, lo scopo della conferenza, i destinatari e le attività del programma. La costumi sociali del gruppo frequentare dimensione, l’età, la salute e la sicurezza, il comfort personale, e devono essere considerati quando si sceglie un luogo. E ‘essenziale considerare i tipi di attività, nonché la comodità della posizione della sede e partecipanti. Trasporto dei partecipanti dovrebbe prendere in considerazione nella scelta del luogo, e la disponibilità di cibo, alloggio, divertimento, centri commerciali e l’assistenza medica di emergenza. L’impianto dovrebbe avere un sistema di visualizzazione del suono e gli strumenti adeguati per l’utilizzo da relatori ospiti e artisti. Sicuro Inoltre, uno spazio adeguato per le varie attività di gruppo. Il luogo deve anche avere un’adeguata illuminazione, riscaldamento / raffreddamento e ventilazione, adeguati servizi igienici pubblici, nonché un’area per fumatori e non fumatori.
5. Le attività del programma:
Il programma di attività devono essere scelti in base allo scopo della conferenza. Tuttavia, si deve anche essere progettato per essere sicuro, divertente, e adattata ai vincoli imposti dalla età dei partecipanti, salute, sesso, abitudini sociali e le capacità e le politiche del luogo. Se si tratta di una conferenza internazionale, può essere difficile per adattarsi ad un’ampia varietà di costumi sociali.
Concentrandosi su entrambi i grandi e piccoli dettagli di ciascuno degli aspetti di cui sopra contribuirà a garantire il successo della conferenza. Per garantire questi elementi essenziali non sono trascurati, un host o hostess devono affrontare ciascuno dei vari aspetti come se fossero progetti separati. Si consiglia vivamente che una lista di controllo essere fatto per ogni progetto. Si raccomanda inoltre che la maggior parte degli accordi fatti almeno tre a sei mesi di anticipo.