Il passaggio a un ufficio senza carta

Sempre più spesso, le aziende si stanno muovendo verso un ufficio senza carta perché permette alle aziende di gestire facilmente i propri documenti risparmiando tempo e denaro forma. La maggior parte degli ambienti di ufficio non possono sbarazzarsi di tutto il loro ruolo completamente, ma nuovi progressi nella tecnologia stanno contribuendo uffici per raggiungere un punto di minimo di utilizzo.

Oltre progressi tecnologici sempre più aziende stanno diventando impegnati a ridurre il consumo di carta. Perché? Perché i vantaggi di un ufficio senza carta, tra cui:

& bull; Accessibilità – Tutti i documenti sono disponibili online 24/7 al giorno, e questo può essere fatto da remoto

& bull;. Sicurezza – L’accesso può essere concesso a diversi livelli in modo che solo le persone con il giusto livello di sicurezza possono accedere. Ulteriormente documenti vengono copiati, in modo che in caso di emergenza (come il fuoco) tutti i documenti rimangano sicuri

& bull.; . Semplicità – Può essere più facile per accedere ai documenti storici archiviati online, piuttosto che spendere la metà della giornata guardando attraverso scatole e armadi pieni di vecchi documenti depositati

& bull; Pista di controllo automatico – Tutte le attività relative a documenti, come le vedute, le impressioni, tempo, ecc, sono contrassegnati. I documenti non possono essere rimossi dal sistema di un individuo non autorizzato o prima la quantità legale di tempo è passato, fornendo un controllo sicuro e completo pista

& bull.; Archiviazione online e il recupero – Conservare tutti i documenti online, il che rende veloce e facile da recuperare. E ‘molto facile per gestire i documenti e consente l’accesso immediato ovunque e per chiunque abbia bisogno

& bull.; Miglioramento del servizio clienti -. Le query possono essere una risposta rapida (spesso subito) come documenti è possibile accedere immediatamente e supportate da un audit trail e la storia è sempre chiaro in quanto la lettera è in termini di elaborazione

Tutti i vantaggi sopra aiuta anche l’ambiente e riduce l’impronta di carbonio della società. Inoltre, riduce anche i costi di ufficio, come ad esempio la necessità di acquistare la carta, inchiostro e spese fotocopie; rendendo l’idea di non avere un ufficio senza carta abbastanza ridicole

Nonostante i notevoli vantaggi di un ufficio senza carta ci sono ancora alcune cattive abitudini, un report AIIM recente, dal titolo La Libre Paper Ufficio -. sogno o realtà ?, ha rilevato che il 77% delle fatture che arrivano come allegati PDF vengono stampati e il 31% delle fatture viene stampato via fax e la scansione di nuovo. Tuttavia, la relazione ha concluso che, invece di scomparire completamente, la dipendenza dalla carta è in declino lentamente. La gente ancora e sempre trovare un impiego per il ruolo, per esempio, è generalmente più facile la prova leggere e modificare una copia di che sullo schermo del computer viene modificato, ma in generale la maggior parte degli uffici stanno cercando utilizzare meno carta.