Per il responsabile della unità di costruzione di record in un importante costa occidentale università pubblica, problemi di stoccaggio documenti erano critiche. Il problema non è stato giustificando budget per avere più spazio. Non c’era più spazio per essere avuto.
Il Dipartimento di Gestione strutture deve conservare e mantenere accessibili più di 40.000 progetti e disegni originali. Molti dei documenti risalgono alla fondazione dell’Università e sono stati disegnati a mano da architetti e ingegneri sono andati. Questi includono architettonica, strutturale, civile, meccanica, impianti idraulici, elettrici e di altri disegni per lo sviluppo del sito, le infrastrutture, paesaggio, servizi di pubblica utilità, edifici, aggiunte e restauri.
The Living 3.300 piedi cubi in possesso di documenti insostituibili essenzialmente era pieno sette piedi di altezza con file flat cui più di 150 cassetti sono stati riempiti fino all’orlo con gli originali. Allegato “sacrificials” -Copies utilizzati per proteggere gli originali, si trovano in una seconda stanza. I grandi disegni di dimensione E sono stati i più difficili da memorizzare e recuperare. Dal momento che i cassetti avevano esaurito lo spazio e l’Università ancora l’aggiunta di edifici e completare progetti di ristrutturazione, rotoli di disegni sono stati accatastati ovunque.
più file direttamente sul terreno; piegatura e di sollevamento rischiato lesioni non gravi. Lasciando cassetti fondo aperto presentato un rischio di inciampare. cassetti superiori erano accatastati così alta che il personale non poteva vederli senza sgabelli o scale brevi. E cassetti invecchiamento richiedono frequenti riparazioni.
Il regista ha detto: “La nostra struttura di archiviazione era evoluta nel corso del tempo e aveva né capo né coda”, in modo che i documenti erano suscettibili di essere depositata misfiling o meno. Ma la più grande preoccupazione era la longevità direttore documento. “Ogni uso di un originale erode la sua chiarezza,” dice. “Anche inutilizzati, disegni piatti nei disegni sfregare contro l’altro quando un camion scuote l’edificio.”
memorizzazione elettronica costosa e incerta:
Il direttore era convinto circa stoccaggio completamente elettronico. “Nessuno sta andando a fornire più di $ 4 milioni per convertire questi documenti per AutoCAD a $ 100 ciascuno,” dice. “E non si può prevedere che i documenti possono essere più conveniente file grafici rispetto a quelli che devono essere in AutoCAD perché avrete un giorno bisogno di manipolare”.
“No supporto elettronico è come permanente e accessibile come un documento. In pochi anni, non troverete videoregistratori. E ho visto i miei CD e DVD indossare. Ogni dieci anni un nuovo metodo di archiviazione si farà carico, in modo da eseguire la migrazione dei documenti più volte durante la sua carriera. Ogni conversione costa denaro e apre la porta alla perdita di file o dati corrotti.
“conservato correttamente, inchiostro di alta qualità in Mylar ha una durata illimitata funzionalmente, “dice.” Tuttavia, essi sono soggetti ad abrasione, misfiling, fuoco e acqua. Avete bisogno di sicurezza fisica per i vostri documenti e l’archiviazione elettronica. “
” Un nuovo sistema di storage fisico ha dovuto far crescere, proteggere questi documenti molto meglio, e di offrire una struttura di archiviazione logica “, dice il regista. In 17 anni con le altre unità dell’Università, si è sviluppato sulla base dei costi dei progetti che giustificano metodi. “abbiamo scelto un file di sistema di stoccaggio verticale come si sono incontrati i criteri ad un prezzo accessibile. E ‘stato facile lavorare con, la conversione era fattibile, e eliminerebbe i pericoli di infortunio. La transizione verso un nuovo file system sarà anche l’occasione per attuare una personale logica di numerazione si era sviluppata, ma non era ancora stata attuata. “
” Stimiamo che il file sistemi di storage verticale erano tre volte più redditizio di file flat “, dice il regista.” Noi risparmiare spazio, i nostri disegni appesi senza toccare, ricerca di documenti è intuitivo, e ri-deposito è facile così è fatto più regolarmente. “
Università proiettato recuperi più veloci documenti progetti di ristrutturazione e soprattutto durante una situazione di emergenza.” Insieme dimensioni disegni erano un dolore “, il direttore dell’Università, dice,” ma ora mantenuta in sistemi di storage di file verticali. Una piacevole sorpresa è stata che, anche a pieno carico, il personale può facilmente spingere gli armadi sul pavimento in moquette, consentendo veloce rimpasto di governo in base alle esigenze cambiano. “